Chiledonia 8.8
Minutes from meeting Monday
26th April 2010
Present:
Carlos Arredondo, Edo Ibar,
Gustavo Pardo, Gladys Yelland, Elsa, Ruby Ceron, Ian and Ligia (and
children), Daniela, Yuri, Roy Powell, Patty M.
Apologies unknown.
AGENDA
Se hablo de la necesidad de establecer una rota para los voluntaries en
1.La puerta
2 Vendiendo la rifa
3 Atendiendo a la comida
De la presencia y ayuda de
John Busby y el Welcoming Group de Tollcross.
Esto se discutio, pero no se
concreto.
Se pregunto si se habia decidido
en vender entradas como tickets, o si ya alguien se habia ocupado de
conseguir un ‘stamp’ con tinta para las manos. Parece que todavia
se tiene que concretar esto. Ruby dijo que iba a averiguar.
La sugerencia seria, tener a dos personas en la puerta, vendiendo entradas.
La puerta se tiene que atender desde las 17.30 hasta las 23.00.
Necesitamos por lo minimo
a 10 personas. O sea, 2 personas por ‘session’, y una session
podria durar una hora, asi los que atienden en la puerta tienen oportunidad
de disfrutar tambien del evento.
Para las mesas de comida se
deberia de arreglar algo similar, y dependiendo de la cantidad de gente
que se aparezca para el evento, 3 o 4 personas vendiendo rifas. Seria
bueno nominar ya a la persona responsible por llamar los numeros de
las rifas en el momento de repartir los premios, y no se olviden
de que antes de poder entregar los premios, tienen que dar tiempo a
los que estan vendiendo las rifas a cortar y doblar cada numero individualmente
para el recipiente. Les aseguro que esto lleva mas tiempo de lo
que se imaginan, asi que hay que pensar en que momento se va hacer.
Ruby sugirio un cartel anunciando los premios de la rifa.
Ian tiene libros de numeros para la rifa y hablo de los premios que ya ha conseguido. Se acordo despues de varias sugerencias que lo mas facil es vender one strip for £1.00.
Se hablo de entregar premios
de la rifa a las 19.15 antes del comienzo del concierto, y otra vez
alrededor de las 21.00. Esto llevara cierta organizacion, ya que
los que estan vendiendo, u otros tendran que dejar de vender por un
rato, para cortar y doblar los numeros, de los ya vendidos hasta las
19.00. Despues tendran que decidir si solo van a elegir numeros de los
vendidos desde el 19.00 en adelante para lo que se entrega a las 21.00,
o si van a incluir a los numeros de la primera parte de la noche…
Se hablo de como poner precios a las porciones de comida. Se concreto que la gente comprando comestibles recogerian ‘tickets’ de colores y que pagarian de acuerdo al ‘color’. Se tendra que establecer una cartelera con todos los precios de comida y bebida, observando las leyes de venta de alcohol. Los precios de la comida deberan de coincidir con el codigo del ticket de color
Gladys quedo en organizar:
Precios de las porciones
Tickets de color
Manteles
Cubiertos deshechables
Carlos quedo en pasar a buscar
a Gustavo de Artisan Roast a las 15.30 para cargar con las maquinas
del café. Gustavo quedo en traer consigo el ‘cash float’. Seria
bueno que alguien pudiese ayudar un poco a Gustavo porque va a estar
solo repartiendo al café en toda la noche.
Ian, Yuri, Edu y George van a juntarse en Tollcross a las 16.00hrs para ir a buscar el vino, 5 cajas de cerveza, 10 litros de leche en recipientes de 2 litros, y FULL FAT, jugos para los chicos.
Se acordo que si se llega a
acabar la cerveza, a eso de las 8.30 alguien tendra que volver al Co-op
para comprar extra. (No alguien que ya estee mamado…)
Se hablo de como mejor manejar el dinero en la noche.
Van haber por lo menos tres puntos de entrada.
La puerta
La rifa
La comida
Y quiza un ‘collection’
Se decidio que Patty les prestaria 4 baldes que uso para el Oxjam.
Que al final del evento los responsables por contar lo juntado seran:
Carlos,
Ian,
Edo
George.
Que se pagarian los gastos a los que presenten recibos, y que se mantendria un registro del mismo.
Que Carlos sera responsible
de llevarse los rubros al fianal del evento.
Se hablo de La Cruz Roja, y
Un Techo para Chile que serian las organisaciones beneficiados
por nuestros esfuerzos.
Se hablo de las actividades
para los ninios. Daniela, Ligia y Mercedes estan organizadas y tienen
todo ‘in place’.
SE ACORDO QUE TODOS LOS VOLUNTARIOS/ORGANISADORES
SE REUNIRIAN EN TOLLCROSS A LAS 16.00 PARA COMENZAR A ARMAR EL SALON
Y DEMAS COSAS.
SE NECESITA QUE UN GRUPO QUEDE
HASTA EL FINAL PARA AYUDAR A PONER ORDEN Y DEJAR EL CENTRO EN LAS CONDICIONES
EN QUE NOS FUE ENTREGADA.
GRACIAS Y QUE SE TODO UN EXITO.