MINUTES FROM CHILE IN NEED
Wednesday 14th
April, 2010.
Present:
Carlos
Faby
Ian
Ligia
(Vicente and his little sister)
Gladys
Gustavo
Mauricio
Xavier
Mauricio
George
Patty
Galo
Ruby
(apologies for missing anybody
out).
Apologies received from various
people who were not able to attend.
AGENDA
Comidas
Vino/Cervezas
Preparativos para el Hall y ayudantes
Guarderia/Actividades
Como major organizar el auditorio
Programa de Concierto.
Rifas
Finanzas/Gastos
Quien se ocupa del dinero durante la noche?
Filmar el evento
Proxima Reunion
Comidas
Gladys hablo de su preocupacion
sobre las cantidades de comidas, y pide que cuanto antes possible, reciba
de cada uno los detalles de la comida que van a donar, y para
cuantas personas/porciones sera.
Tambien se hablo de que Elsa necesita ayuda en tranportar 50 empanadas a Toll Cross, y yo entendi que Gladys la ayudaria con ese transporte.
Integrantes del grupo de Toll
Cross de Nicaragua han ofrecido 5 tortillas para el evento.
Toll Cross CC nos ha ofrecido el uso de vasos, pero necesitamos comprar platos y cubiertos.
Quedamos en que las siguientes personas contribuirian 50 platos cada uno
Carlos
Xavier
Ligia
George
Faby dijo que ella se encargaria de los cubiertos.
Ruby se acordara de traer bolsas para la basura, y se sugirio que todos los que tienen que ver con la comida traigan algunos tambien.
Se van a necesitar ‘alargadores’ para enchufes
Gladys y George van a traer algunos
Gustavo va a proveer coffee
cups, café y azucar, y necesitamos que alguien se ofrezca a donar
15 litros de leche.
2. Vinos/Cerveza/Soft Drinks
Sacamos la cuenta con la ayuda de Gustavo lo siguiente:
Cada botella de vino rinde 4 vasos.
Con 100 botellas = 400 vasos
de vino, que si lo dividimos en una aproximada de 3 vasos de consumo
por persona, podriamos proveer a 130 mas o menos.
Lo que se decidio finalmente sobre el respecto, es comprar en el Co-op (que ofrece ‘sale or return’, o sea lo que no se usa, se devuelve) 100 botellas de vino Chileno, 60 tinto y 40 blanco.
Tambien alli se compraria 140 latas de cerveza/lager.
Iain y Ligia se comprometieron con esto, pero debemos asegurar de que debemos de apoyar este gasto de alguna manera.
Iain se comprometio a organizar
recibos para el gasto.
Se hablo de como mantener fria
la cerveza on the night. Hubo una sugerencia de usar recipientes de
plastico con agua fria.
Carlos nos hizo notar que al
publicar los precios del alcohol en la noche, lo correcto para el vino
es precio por 175mls, que es ley, y cumple con la licencia de licores
del establecimiento. Quedamos en que el vaso de vino se cobrara
en £2.50, asi tambien como la lata de cerveza.
3. Preparativos/Welcome
Group/Ayudantes/Decoracion
Carlos hablo de su contacto
con el Welcoming Group de Toll Cross, quien se han ofrecido para ayudar
con el ‘front of house’ del evento, asi tambien como contactos del
grupo de Nicaragua. Entre ellos han ofrecido decorar el hall para dar
buen ‘ambiente’. Alguien esta preparando un Banner tambien para
tener al frente del Community Centre. Hay planes para que haya musica
en el hall mientras la gente va llegando. Estamos tratando de organizar
un gaitero y Carlos y Galo van a tocar tambien en el corridor.
Lo que se necesita organizar ahora, es un grupo de voluntarios para atender con las entradas, el dinero de las entradas, y otro grupo que se ocupe de atender en las mesas con la comida y el dinero de las comidas. (Es siempre buena practica recordar que los que manejan el dinero, no deberian de estar manejando tambien la comida por razones de hygiene).
La idea seria de organizar
una ROTA para ayudantes, asi todos pueden trabajar un rato, y tambien
tener oportunidad de disfrutar de las actividades. Esto todavia
se necesita finalizar.
Hablamos de mesas y manteles.
Patty pregunto al janitor cuantas mesas tenian para el salon grande,
y el dijo que le parecia que 8. Asi que por lo menos necesitamos 8 manteles
descartables, si fuese possible en los colores Chilenos. Patty tiene
candles y candle holders, pero necesita saber si se permiten las velas…
4. Guarderia/Actividades
de ninios
Hay un salon habilitado para los ninios como crèche, con personas que se ocuparan de entretener a los chicos con funcion de titeres, cuentos y cantos. Se supone que la guarderia funcionara desde las 5.30 hasta las 7pm.
Daniela y Mercedes estan organizando.
5. Se hablo de como major
organizar el auditorio
Se hablo de la organizacion
del auditorio, las mesas de la comida y el programa, y como major arreglar
las sillas/mesas para el concierto: Esto se debe finalizar
6. Programa
Carlos hablo de como se desarrollara el programa.
Tiene un documento detallado que sera enviado por e-mail via Mauricio, pero lo que se hablo fue lo siguiente:
De 4 a 5 de la tarde habra un Sound Check para los musicos.
De 5.30 a 7.10 Clase de Salsa, Baile.
(Durante este tiempo tengo entendido que tambien se vendera la comida)
7.15 un video del terremoto de Chile
7.30 Comienzo de Concierto – Bella McNab Band
De 9 a 9.30 Habra un intervalo para las rifas y mas ventas de comidas
9.30 – 10.40 (mas o menos) Grupo Espaniol
Intervalo
11pm – 11.30 Noisy Shoes
para el Ceilidh final y Auld Lang Syne.
Si conseguimos gaitero le ofreceremos
unos 5 minutos para hacer un solo spot.
7 Rifas
Iain quien se ha ocupado de
conseguir donaciones nos dio la noticia de que ha conseguido 18 botellas
de vino Chileno. Nos hizo acordar que donaciones que se puedan rifar
serian bienvenidas hasta el ultimo momento. Gladys ofrecio varios premios
que piensa poder conseguir via el trabajo de su marido.
Carlos nos leyo una carta recibida
del PA de JK Rowling, lamentandose de que no podrian ayudarnos con una
donacion!
Carlos tambien sugirio que
seria bueno hacer una carta pidiendo una donacion a UNILEVER. (Salmones)
8 Finanzas/Gastos y quien
se ocupa del dinero en la noche?
Esto todavia se quedo por concreter.
Se sugirio que hay otros del grupo que no han podido asistir a las reunions
que quiza quicieran responsabilizarse por algo.
Se acordo que cada cual debe
de mantener un record de sus gastos, si necesita recobrarlo al final
del evento.
Carlos nos informo que ya hay
£80 libras en el kitty.
Gustavo recomendo que tuviesemos
un ‘float’ de cambio para la noche, Patty hizo recordar que hay
£30 ya en cambio que se podria usar.
9. Filmar el Evento.
Esto se hablo, pero habria
que investigar quien lo puede hacer.
10 Proxima Reunion/Publicidad
Se acordo que la proxima
reunion se llevaria acabo el Lunes 26 de abril, en Toll Cross CC
a las 7pm.
Se hablo de la publicidad para
el evento. Carlos gasto £20 libras en la imprenta de volantes, y Ruby
tambien ha hecho varias imprentas en color GRACIAS!
Es importante
correr la voz, y los posters/volantes en donde se pueda. Mauricio quedo
en aniadir el programa en mas detalle, y mandarlo a la lista, asi cada
uno de la lista puede a su vez ‘pass it on’.
Por el resto,
ya de antemano pido disculpas por todas las faltas de ortografia, no
soy tan bestia en que escribo ‘ninios’ de esa manera, es que mi
teclado no tiene ‘enie’. Tambien pido disculpas por si se me ha
olvidado algo.
GRACIAS a todos
por todo el esfuerzo! Y como dicen en showbusiness:
IT WILL BE
ALL RIGHT ON THE NIGHT!
De eso no hay
duda!
Animo!